Schritt 1
Paula erfasst Schaden und aktuelle Situation
Paula ordnet den Anruf als „Wasseraustritt im Badezimmer“ ein und erfasst die ersten relevanten Angaben.
Für Hausverwaltungen
KI-Telefonassistent für Hausverwaltungen
Als KI-Telefonassistent für Hausverwaltungen nimmt Paula Mieteranliegen, Schadensmeldungen und Eigentümerfragen 24/7 an und bucht passende Termine direkt in Ihren Kalender.
Paula nimmt den Anruf an
Freundlich, strukturiert und nach Ihren Regeln
Vertraut von Presse & Betrieben
24 Stunden erreichbar
Objekte und Personen sauber zugeordnet
Dringlichkeit nach Ihren Vorgaben
Mieter · Eigentümer · Objekte
Wenn das Telefon die Hausverwaltung zwischen Mietern, Eigentümern und Dienstleistern bindet
Mieter melden Schäden, Eigentümer fragen nach Unterlagen und Dienstleister brauchen Zugang zum Objekt – häufig zur selben Zeit. Ohne vollständige Objektangaben wird aus jedem Anruf zusätzliche Recherche.
Mitten in der ObjektbearbeitungSchadensmeldungen unterbrechen die Sachbearbeitung
Ein Wasseraustritt oder Heizungsausfall duldet keine Notiz ohne Adresse, Wohnung und Rückrufnummer. Trotzdem müssen Mitarbeitende diese Angaben oft mitten in einer anderen Aufgabe aufnehmen.
Wenn alle Leitungen belegt sindBesetzte Leitungen führen zur Mailbox
Während Eigentümergesprächen oder Abrechnungsspitzen erreichen Mieter niemanden direkt. Dringende Schäden und planbare Fragen landen dadurch im selben Rückrufstapel.
Objekt und Anliegen unklarRückrufen fehlt der Objektbezug
Eine Nachricht wie „Bitte dringend zurückrufen“ lässt offen, welches Objekt, welche Einheit und welcher Schaden betroffen sind. Das Team muss die fehlenden Angaben erneut erfragen.
Vorher: ungeklärte AnrufeVorher
Das Telefon verteilt ungeklärte Fälle im Team
- Laufende Vorgänge werden für jede Mieter- und Eigentümerfrage unterbrochen.
- Dringende Schäden stehen neben planbaren Anliegen auf der Mailbox.
- Vor dem Rückruf fehlen Objekt, Einheit, Schadensbild oder Erreichbarkeit.
Mit Paula: objektbezogen übergebenMit Paula
Paula erfasst jeden Fall nach Ihren Verwaltungsregeln
- Paula fragt Adresse, Einheit, Anliegen und Kontaktdaten vollständig ab.
- Schäden werden anhand Ihrer Vorgaben gekennzeichnet und an den festgelegten Kontakt übergeben.
- Das Team sieht beim Rückruf sofort, welcher Vorgang zu welchem Objekt gehört.
Anwendungsfälle
Welche Anrufe ein KI-Telefonassistent für Hausverwaltungen übernimmt
Paula kann mehr als strukturierte Rückrufe vorbereiten: Sie beantwortet häufige organisatorische Fragen direkt und kann – wenn Sie es wünschen und Ihren Kalender anbinden – freie Termine prüfen und verbindlich buchen.
Häufige organisatorische Fragen direkt nach Ihren Vorgaben beantworten
Optional freie Termine im angebundenen Kalender prüfen und direkt buchen
Schadensmeldungen mit Objekt, Einheit und Schadensbild aufnehmen
Rückfragen zu Abrechnung, Hausordnung oder Zuständigkeit zuordnen
Eigentümeranliegen und gewünschte Rückrufzeiten dokumentieren
Handwerker- und Hausmeisterrückrufe dem passenden Vorgang zuweisen
Termine für Ablesung, Wartung oder Wohnungszugang vorbereiten
Zeitkritische Fälle nach den hinterlegten Bereitschaftsregeln übergeben
Beispielanruf aus der Hausverwaltung
So nimmt Paula einen Wasserschaden objektbezogen auf
Verfolgen Sie Schritt für Schritt, wie aus einem freien Gespräch eine klare Aufgabe für das Team wird.
- 1
Schritt 1
Paula erfasst Schaden und aktuelle Situation
Mieterin
„Bei mir tropft seit einer halben Stunde Wasser aus der Badezimmerdecke.“
Paula
„Ich nehme die Schadensmeldung sofort auf. Läuft das Wasser weiterhin, und können Sie gefahrlos erkennen, ob es aus der Wohnung über Ihnen kommt?“
- 2
Schritt 2
Paula ordnet die Meldung dem richtigen Objekt zu
Mieterin
„Es tropft weiter. Oben hat gerade niemand geöffnet. Ich wohne im Lindenweg 7, Wohnung 3 links.“
Paula
„Danke. Wie heißen Sie, und unter welcher Telefonnummer können die Hausverwaltung oder der Notdienst Sie jetzt erreichen?“
- 3
Schritt 3
Paula bestätigt die dringende Schadensmeldung
Mieterin
„Sarah König, meine Mobilnummer ist 0123 45678 91. Ich bin in der Wohnung.“
Paula
„Danke, Frau König. Ich habe den laufenden Wasseraustritt in Ihrer Wohnung im Lindenweg 7 als dringend aufgenommen. Der Notdienst erhält die Meldung jetzt und meldet sich bei Ihnen.“
- 4
Schritt 4
Die Verwaltung erhält eine vollständige Schadensmeldung
DringendStrukturierte Übergabe
Wasseraustritt im Badezimmer
- Mieterin
- Sarah König
- Objekt
- Lindenweg 7
- Einheit
- Wohnung 3 links
- Schadensbild
- Wasser tropft aus der Badezimmerdecke
- Aktueller Verlauf
- Seit 30 Minuten, weiterhin laufend
- Erreichbarkeit
- 0123 45678 91, vor Ort
- Nächster Schritt
- Notdienst informieren
Klingt passend?
So nimmt Paula auch Ihre Anrufe entgegen
Begrüßung, Rückfragen und Übergabe richten Sie in wenigen Minuten genau nach Ihren Abläufen ein – zugeschnitten auf Hausverwaltungen.
„Ruf Paula sorgt auch bei hoher Personalauslastung für ständige Erreichbarkeit. Unser Team wird nicht mehr ständig aus der Arbeit gerissen.“
Nina Krause · Backoffice, e-motion e-Bike Ahrensburg
Entlastung
Was die KI-Telefonassistenz Ihrer Immobilienverwaltung bringt
Vollständige Schadensmeldungen
Objekt, Wohnung, Schadensbild, Kontaktdaten und Erreichbarkeit liegen zusammen vor, bevor die Bearbeitung beginnt.
Klare Priorisierung nach Vorgabe
Paula entscheidet nicht selbst über Maßnahmen, sondern kennzeichnet Fälle anhand der von Ihnen definierten Fragen und Regeln.
Mehr Ruhe für die Sachbearbeitung
Planbare Anliegen können gesammelt bearbeitet werden, während laufende Abrechnungen und Vorgänge konzentriert weitergehen.
In wenigen Schritten einsatzbereit
Paula wird mit Ihren Objekten, Zuständigkeiten, Sprechzeiten und Eskalationswegen eingerichtet. Sie bestimmen, welche Angaben Paula erfragt und wann sie an wen übergibt.
- 1Objekte, Ansprechpartner und häufige Mieterfragen hinterlegen
- 2Schadenskategorien, Pflichtangaben und Übergaberegeln festlegen
- 3Rufumleitung einstellen und typische Fälle testen
Kundenstimmen
Im täglichen Betrieb bewährt
Erfahrungen von Unternehmen, die mit Paula zuverlässig erreichbar bleiben und ihre Teams im Alltag entlasten.
"Wir waren skeptisch, ob eine KI unsere Kunden gut betreuen kann. Nach 3 Monaten mit Paula sind wir überzeugt - die Kunden merken keinen Unterschied und wir haben deutlich mehr Terminbuchungen."
Sandra Heinrich
Inhaberin, Hausverwaltung aus Köln
"Ruf Paula sorgt in unseren drei Filialen auch bei hoher Personalauslastung für ständige Erreichbarkeit. Paula bearbeitet jeden Anruf zuverlässig und unser Team wird nicht mehr ständig aus der Arbeit gerissen. Für uns ist das eine echte Entlastung."
Nina Krause
Backoffice, e-motion e-Bike aus Ahrensburg
"Paula hat unseren Büroalltag komplett verändert. Keine verpassten Anrufe mehr, keine frustrierten Kunden. Und das Beste: Sie arbeitet auch am Wochenende und nach Feierabend."
Bernd Walter
Inhaber, SHK-Betrieb aus Münster
FAQ
Häufige Fragen
Weniger Telefonunterbrechungen. Vollständige Vorgänge für Ihre Hausverwaltung.
Sehen Sie in einer persönlichen Demo, wie Paula Mieteranliegen einem Objekt zuordnet, Schadensmeldungen strukturiert aufnimmt und nach Ihren Regeln an das Team übergibt.