Welche Anrufe kann Paula für Steuerberater aufnehmen?

Paula kann Neumandatsanfragen, Rückfragen zu Unterlagen und Fristen aufnehmen. Sie fragt die für Steuerkanzleien und Buchhaltungsbüros vereinbarten Angaben ab und übergibt dem Team eine vollständige Gesprächszusammenfassung.

Wie behandelt Paula dringende Anliegen wie eine bevorstehende Abgabefrist?

Paula stellt die vorab festgelegten Rückfragen und kennzeichnet das Anliegen nach Ihren Regeln. Fachliche Entscheidungen trifft sie nicht; wenn vorgesehen, informiert oder verbindet sie die von Ihnen bestimmte Ansprechperson.

Kann Paula Termine oder Rückrufe verbindlich zusagen?

Nur wenn Sie dafür einen eindeutigen, technisch angebundenen Ablauf freigeben. Standardmäßig nimmt Paula Termin- und Rückrufwünsche auf, ohne eine Verfügbarkeit zu versprechen.

Ist Paula für Steuerberater auch außerhalb der Öffnungszeiten erreichbar?

Ja. Paula kann rund um die Uhr Anrufe annehmen, organisatorische Hinweise geben und Anliegen für den nächsten Arbeitstag oder den vereinbarten Bereitschaftsweg vorbereiten.

Können Steuerkanzleien und Buchhaltungsbüros ihre bestehende Telefonnummer behalten?

Ja. Anrufende nutzen weiterhin die bekannte Rufnummer. Sie bestimmen, wann Anrufe zu Paula weitergeleitet werden und wann Ihr Team selbst übernimmt.

Wie werden Gesprächsdaten bei Steuerberater geschützt?

Ruf Paula wird nach strengsten deutschen Datenschutzanforderungen betrieben. Welche Angaben erfasst werden, richtet sich nach dem konkreten Anwendungsfall und den mit Ihnen festgelegten Abläufen.

Für Steuerberater

KI-Telefonassistent für Steuerberater

Als KI-Telefonassistent für Steuerberater nimmt Paula Neumandatsanfragen, Rückfragen zu Unterlagen und Fristen 24/7 an und bucht passende Termine direkt in Ihren Kalender.

KI jetzt anrufen Demo buchen

10.000+ Anrufe automatisiert bearbeitet

4.9/5 Bewertung

Illustration einer professionellen Telefonassistentin am Empfang eines modernen Büros – KI-Telefonassistenz für Steuerkanzleien

Paula nimmt den Anruf an

Freundlich, strukturiert und nach Ihren Regeln

Vertraut von Presse & Betrieben

24 Stunden erreichbar

Nach Kanzlei- und Büroregeln

Erstkontakte vollständig erfasst

Mandantenkommunikation

Wenn Rückfragen genau in den Fristenlauf fallen

In Lohnwochen, Voranmeldungszeiträumen und der Abschlussphase bleibt wenig Zeit für wiederkehrende Statusfragen. Ein KI-Telefonassistent für Steuerberater ordnet Anrufe Mandat, Steuerart und ausdrücklich genanntem Datum zu, ohne steuerliche Beratung.

Illustration einer Beraterin im Mandantengespräch, die zu einem klingelnden Bürotelefon schaut

Mitten im Abschluss

Unterbrechungen in konzentrierten Arbeitsphasen

Buchhaltung, Lohnabrechnung und Jahresabschluss brauchen Fokus, werden aber durch Status- und Rückrufanfragen unterbrochen.

Illustration eines Mannes mit Smartphone vor einem klingelnden, unbesetzten Bürotelefon – Symbol für die Erreichbarkeit einer Steuerkanzlei

Wenn alle gleichzeitig nachfragen

Anrufspitzen vor Abgabeterminen

Wenn viele Mandanten gleichzeitig Unterlagen nachreichen oder Rückfragen haben, ist das Kanzleitelefon schnell ausgelastet.

Illustration einer Mitarbeiterin zwischen Telefon, Kalender und zahlreichen ungeordneten Rückrufnotizen

Rückrufe ohne Steuerfall

Notizen ohne Mandatszuordnung

Fehlen Mandantennummer, Steuerart, Veranlagungsjahr oder Schreiben des Finanzamts, kostet die Rückrufvorbereitung zusätzliche Zeit.

Illustration einer Beraterin im Mandantengespräch neben einem klingelnden Telefon – Unterbrechung in der Steuerkanzlei

Telefon im Fristenlauf

Vorher

Steuerkanzlei ohne strukturierte Telefonannahme

Sachbearbeiter unterbrechen Buchungen und Abschlüsse für Statusfragen.
Nachgereichte Unterlagen werden telefonisch angekündigt, aber keinem Vorgang klar zugeordnet.
Genannte Termine aus Finanzamtsschreiben verschwinden in allgemeinen Rückrufnotizen.

Illustration einer professionellen Telefonassistentin am Büroempfang – Telefonannahme für Steuerkanzleien

Mandatsbezogen übergeben

Mit Paula

Steuerkanzlei mit Paula

Paula erfasst Mandant, Steuerart, Zeitraum und ausdrücklich genannte Daten nach Ihrem Leitfaden.
Unterlagen- und Statusanfragen erreichen direkt das passende Team mit nachvollziehbarem Kontext.
Steuerliche Einordnung, Fristprüfung und Mandatsannahme bleiben vollständig bei der Kanzlei.

Anwendungsfälle

Welche Anrufe Paula für Ihre Steuerkanzlei aufnimmt

Paula kann mehr als strukturierte Rückrufe vorbereiten: Sie beantwortet häufige organisatorische Fragen direkt und kann – wenn Sie es wünschen und Ihren Kalender anbinden – freie Termine prüfen und verbindlich buchen.

Häufige organisatorische Fragen direkt nach Ihren Vorgaben beantworten

Optional freie Termine im angebundenen Kalender prüfen und direkt buchen

Neumandatsanfragen mit Steuerart, Unternehmensform und Anliegen erfassen

Rückrufwünsche mit Mandantennummer und zuständigem Fachbereich zuordnen

Angekündigte oder fehlende Unterlagen mit Zeitraum dokumentieren

Lohnänderungen und Personalmitteilungen zur Bearbeitung aufnehmen

Schreiben des Finanzamts mit Aktenzeichen und genanntem Datum erfassen

Organisatorische Fragen zu Erreichbarkeit und Übermittlungswegen beantworten

Jetzt anpassen Demo buchen

Beispielanruf aus einer Steuerkanzlei

So erfasst Paula ein Schreiben des Finanzamts

Verfolgen Sie Schritt für Schritt, wie aus einem freien Gespräch eine klare Aufgabe für das Team wird.

Beispielanruf

Schritt 1 von 4

Live

Mandant

„Ich habe heute ein Schreiben vom Finanzamt bekommen. Darin werden Unterlagen zu meiner Einkommensteuer 2024 angefordert.“

Paula

„Ich kann das Schreiben nicht steuerlich beurteilen, erfasse es aber für Ihre Kanzlei. Welches Finanzamt und welches Aktenzeichen stehen auf dem Schreiben?“

Schritt 1
Paula nimmt Schreiben und Steuerfall auf
Paula ordnet den Anruf als „Finanzamtsschreiben zur Prüfung“ ein und erfasst die ersten relevanten Angaben.
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Schritt 2
Paula dokumentiert ausdrücklich genannte Daten
Mit gezielten Rückfragen vervollständigt Paula die Angaben für die weitere Bearbeitung.
3
Schritt 3
Paula bestätigt die Angaben zum Schreiben
Als Nächstes folgt: Prüfung durch die Kanzlei.
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Schritt 4
Die Sachbearbeitung erhält alle Bezugsdaten
Das Team erhält „Finanzamtsschreiben zur Prüfung“ mit allen Angaben und dem nächsten Schritt „Prüfung durch die Kanzlei“.

1
Schritt 1
Paula nimmt Schreiben und Steuerfall auf
Mandant
„Ich habe heute ein Schreiben vom Finanzamt bekommen. Darin werden Unterlagen zu meiner Einkommensteuer 2024 angefordert.“
Paula
„Ich kann das Schreiben nicht steuerlich beurteilen, erfasse es aber für Ihre Kanzlei. Welches Finanzamt und welches Aktenzeichen stehen auf dem Schreiben?“
2
Schritt 2
Paula dokumentiert ausdrücklich genannte Daten
Mandant
„Finanzamt Köln-Mitte, Aktenzeichen 214/1234/5678. Als Antwortdatum ist der 12. August angegeben.“
Paula
„Danke. Bitte nennen Sie mir noch Ihre Mandantennummer und welche Unterlagen im Schreiben ausdrücklich bezeichnet werden.“
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Schritt 3
Paula bestätigt die Angaben zum Schreiben
Mandant
„Meine Mandantennummer ist 4831. Genannt werden Spendenbescheinigungen und Nachweise zu Handwerkerleistungen.“
Paula
„Danke. Ich habe das Finanzamt, das Aktenzeichen, den 12. August und die angeforderten Nachweise aufgenommen. Die Kanzlei prüft das Schreiben und meldet sich bei Ihnen, um das weitere Vorgehen abzustimmen.“
4
Schritt 4
Die Sachbearbeitung erhält alle Bezugsdaten
Strukturierte Übergabe
Finanzamtsschreiben zur Prüfung
Genanntes Datum erfasst
Mandant
Michael Lorenz, Nr. 4831
Steuerfall
Einkommensteuer 2024
Finanzamt
Köln-Mitte
Aktenzeichen
214/1234/5678
Genanntes Datum
12.08.2026
Angeforderte Unterlagen
Spendenbescheinigungen, Handwerkerleistungen
Nächster Schritt
Prüfung durch die Kanzlei

Klingt passend?

So nimmt Paula auch Ihre Anrufe entgegen

Begrüßung, Rückfragen und Übergabe richten Sie in wenigen Minuten genau nach Ihren Abläufen ein – zugeschnitten auf Steuerberater.

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„Ruf Paula sorgt auch bei hoher Personalauslastung für ständige Erreichbarkeit. Unser Team wird nicht mehr ständig aus der Arbeit gerissen.“

Nina Krause · Backoffice, e-motion e-Bike Ahrensburg

Entlastung

Was Ihre Steuerkanzlei im Tagesgeschäft gewinnt

Mehr Fokus in Lohn und Abschluss

Sachbearbeiter müssen konzentrierte Arbeitsschritte seltener für organisatorische Anrufe unterbrechen.

Eindeutige Mandatszuordnung

Mandant, Steuerart, Zeitraum, Aktenzeichen und Kontaktwunsch werden in einer Übergabe gebündelt.

Keine steuerliche Auskunft am Telefon

Paula dokumentiert Sachverhalte und genannte Daten, bewertet sie aber nicht und gibt keine Handlungsempfehlung.

In wenigen Schritten einsatzbereit

Sie definieren Fragen für Neu- und Bestandsmandate, Zuständigkeiten sowie die Übergabe ausdrücklich genannter Termine und Unterlagen.

Jetzt starten Demo buchen

1Leistungsbereiche, Erreichbarkeit und sichere Übermittlungswege hinterlegen
2Mandatsabfrage, Fachbereichszuordnung und interne Regeln konfigurieren
3Rufumleitung einstellen und typische Mandantenanrufe testen

Kundenstimmen

Im täglichen Betrieb bewährt

Erfahrungen von Unternehmen, die mit Paula zuverlässig erreichbar bleiben und ihre Teams im Alltag entlasten.

"Wir waren skeptisch, ob eine KI unsere Kunden gut betreuen kann. Nach 3 Monaten mit Paula sind wir überzeugt - die Kunden merken keinen Unterschied und wir haben deutlich mehr Terminbuchungen."

Sandra Heinrich

Inhaberin, Hausverwaltung aus Köln

"Ruf Paula sorgt in unseren drei Filialen auch bei hoher Personalauslastung für ständige Erreichbarkeit. Paula bearbeitet jeden Anruf zuverlässig und unser Team wird nicht mehr ständig aus der Arbeit gerissen. Für uns ist das eine echte Entlastung."

Nina Krause

Backoffice, e-motion e-Bike aus Ahrensburg

"Paula hat unseren Büroalltag komplett verändert. Keine verpassten Anrufe mehr, keine frustrierten Kunden. Und das Beste: Sie arbeitet auch am Wochenende und nach Feierabend."

Bernd Walter

Inhaber, SHK-Betrieb aus Münster

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FAQ

Häufige Fragen

Weniger Telefonunterbrechungen in Lohn, Buchhaltung und Abschluss

Erleben Sie in einer Demo, wie Paula Mandantenanfragen Ihrer Steuerkanzlei mit den richtigen Bezugsdaten aufnimmt.