Welche Anrufe kann Paula für Notare aufnehmen?

Paula kann Terminwünsche, Rückfragen zu Urkunden und fehlenden Unterlagen aufnehmen. Sie fragt die für Notariate und Notarkanzleien vereinbarten Angaben ab und übergibt dem Team eine vollständige Gesprächszusammenfassung.

Wie behandelt Paula dringende Anliegen wie ein zeitkritischer Beurkundungstermin?

Paula stellt die vorab festgelegten Rückfragen und kennzeichnet das Anliegen nach Ihren Regeln. Fachliche Entscheidungen trifft sie nicht; wenn vorgesehen, informiert oder verbindet sie die von Ihnen bestimmte Ansprechperson.

Kann Paula Termine oder Rückrufe verbindlich zusagen?

Nur wenn Sie dafür einen eindeutigen, technisch angebundenen Ablauf freigeben. Standardmäßig nimmt Paula Termin- und Rückrufwünsche auf, ohne eine Verfügbarkeit zu versprechen.

Ist Paula für Notare auch außerhalb der Öffnungszeiten erreichbar?

Ja. Paula kann rund um die Uhr Anrufe annehmen, organisatorische Hinweise geben und Anliegen für den nächsten Arbeitstag oder den vereinbarten Bereitschaftsweg vorbereiten.

Können Notariate und Notarkanzleien ihre bestehende Telefonnummer behalten?

Ja. Anrufende nutzen weiterhin die bekannte Rufnummer. Sie bestimmen, wann Anrufe zu Paula weitergeleitet werden und wann Ihr Team selbst übernimmt.

Wie werden Gesprächsdaten bei Notare geschützt?

Ruf Paula wird nach strengsten deutschen Datenschutzanforderungen betrieben. Welche Angaben erfasst werden, richtet sich nach dem konkreten Anwendungsfall und den mit Ihnen festgelegten Abläufen.

Für Notare

KI-Telefonassistent für Notare

Als KI-Telefonassistent für Notare nimmt Paula Terminwünsche, Rückfragen zu Urkunden und fehlenden Unterlagen 24/7 an und bucht passende Termine direkt in Ihren Kalender.

KI jetzt anrufen Demo buchen

10.000+ Anrufe automatisiert bearbeitet

4.9/5 Bewertung

Illustration einer professionellen Telefonassistentin am Empfang eines modernen Büros – KI-Telefonassistenz für Notariate

Paula nimmt den Anruf an

Freundlich, strukturiert und nach Ihren Regeln

Vertraut von Presse & Betrieben

24 Stunden erreichbar

Nach Kanzlei- und Büroregeln

Erstkontakte vollständig erfasst

Notariatsalltag

Wenn jeder Vorgang andere Angaben und Beteiligte hat

Kaufverträge, Vollmachten, gesellschaftsrechtliche Vorgänge und Beglaubigungen bringen unterschiedliche Beteiligte und Unterlagen mit. Ein KI-Telefonassistent für Notare nimmt den Vorgang geordnet auf, ohne rechtliche Gestaltung oder Beurkundungstermin zuzusagen.

Illustration einer Beraterin im Gespräch, die zu einem klingelnden Bürotelefon schaut – Symbol für Unterbrechungen im Notariat

Mitten in der Urkundenvorbereitung

Unterbrechungen bei Urkunden und Besprechungen

Entwurfsarbeit, Beurkundungen und vertrauliche Gespräche lassen sich nicht für jede organisatorische Rückfrage unterbrechen.

Illustration eines Mannes mit Smartphone vor einem klingelnden, unbesetzten Bürotelefon – Symbol für die Erreichbarkeit eines Notariats

Während der Beurkundung

Viele Beteiligte, begrenzte Erreichbarkeit

Käufer, Verkäufer, Makler, Banken und Unternehmen rufen oft parallel zu Beurkundungen und Besprechungen an.

Illustration einer Büroangestellten mit Telefon, Terminkalender und vielen unsortierten Notizen

Rückfragen ohne Vorgangsbezug

Unvollständige Vorgangsdaten

Fehlen Objekt, Beteiligte, Vorgangsnummer oder der Stand eines Entwurfs, beginnt der Rückruf mit erneuter Datensuche.

Illustration einer Beraterin im Gespräch neben einem klingelnden Bürotelefon – Unterbrechung im Notariatsalltag

Telefon statt Urkundenarbeit

Vorher

Notariatsalltag ohne strukturierte Telefonannahme

Sachbearbeitung und Urkundenvorbereitung werden für Statusfragen unterbrochen.
Terminwünsche gehen ohne Vorgangsart, Beteiligte oder Unterlagenstand ein.
Rückrufnotizen lassen offen, welchem Entwurf oder Aktenzeichen der Anruf zuzuordnen ist.

Illustration einer professionellen Telefonassistentin am Büroempfang – Telefonannahme für Notariate

Vorgänge klar zugeordnet

Mit Paula

Notariatsalltag mit Paula

Paula erfasst Vorgangsart, Beteiligte, Objekt- oder Firmendaten und vorhandene Unterlagen.
Bestehende Vorgänge werden mit Aktenzeichen oder Urkundenbezug eindeutig zugeordnet.
Sachbearbeitung und Notariat prüfen Zuständigkeit, Unterlagen und Termin selbst.

Anwendungsfälle

Welche Anrufe Paula für Ihr Notariat aufnimmt

Paula kann mehr als strukturierte Rückrufe vorbereiten: Sie beantwortet häufige organisatorische Fragen direkt und kann – wenn Sie es wünschen und Ihren Kalender anbinden – freie Termine prüfen und verbindlich buchen.

Häufige organisatorische Fragen direkt nach Ihren Vorgaben beantworten

Optional freie Termine im angebundenen Kalender prüfen und direkt buchen

Anfragen zu Immobilienkaufverträgen mit Objekt und Beteiligten erfassen

Terminwünsche für Beurkundungen und Beglaubigungen aufnehmen

Gründungs- und Gesellschaftsrechtsanfragen mit Firmendaten dokumentieren

Rückfragen zu Entwürfen mit Vorgangs- oder Aktenzeichen zuordnen

Mitteilungen zu fehlenden oder nachgereichten Unterlagen aufnehmen

Organisatorische Fragen zu Öffnungszeiten, Anfahrt und Identitätsnachweisen beantworten

Jetzt anpassen Demo buchen

Beispielanruf aus einem Notariat

So nimmt Paula eine Kaufvertragsanfrage auf

Verfolgen Sie Schritt für Schritt, wie aus einem freien Gespräch eine klare Aufgabe für das Team wird.

Beispielanruf

Schritt 1 von 4

Live

Käufer

„Wir möchten den Kauf einer Eigentumswohnung beurkunden lassen. Der Makler hat uns an Ihr Notariat verwiesen.“

Paula

„Gerne nehme ich die Anfrage für das Notariat auf. Wie lautet die Anschrift der Immobilie, und liegen Ihnen bereits Vertragsunterlagen oder ein Entwurf vor?“

Schritt 1
Paula erfasst Vorgangsart und Objekt
Paula ordnet den Anruf als „Anfrage Immobilienkaufvertrag“ ein und erfasst die ersten relevanten Angaben.
2
Schritt 2
Paula fragt Beteiligte und Unterlagenstand ab
Mit gezielten Rückfragen vervollständigt Paula die Angaben für die weitere Bearbeitung.
3
Schritt 3
Paula bestätigt die Kaufvertragsanfrage
Als Nächstes folgt: Prüfung durch die Sachbearbeitung.
4
Schritt 4
Die Sachbearbeitung erhält den Vorgang strukturiert
Das Team erhält „Anfrage Immobilienkaufvertrag“ mit allen Angaben und dem nächsten Schritt „Prüfung durch die Sachbearbeitung“.

1
Schritt 1
Paula erfasst Vorgangsart und Objekt
Käufer
„Wir möchten den Kauf einer Eigentumswohnung beurkunden lassen. Der Makler hat uns an Ihr Notariat verwiesen.“
Paula
„Gerne nehme ich die Anfrage für das Notariat auf. Wie lautet die Anschrift der Immobilie, und liegen Ihnen bereits Vertragsunterlagen oder ein Entwurf vor?“
2
Schritt 2
Paula fragt Beteiligte und Unterlagenstand ab
Käufer
„Es geht um die Wohnung in der Rosenstraße 18 in Potsdam. Einen Entwurf gibt es noch nicht, aber das Exposé und die Daten der Verkäuferin liegen vor.“
Paula
„Danke. Bitte nennen Sie mir die vollständigen Namen von Käuferseite und Verkäuferin sowie eine Telefonnummer für Rückfragen der Sachbearbeitung.“
3
Schritt 3
Paula bestätigt die Kaufvertragsanfrage
Käufer
„Käufer sind Miriam und Lukas Hahn, Verkäuferin ist Eva Sommer. Sie erreichen mich unter 0172 4567890.“
Paula
„Danke. Ich habe die Angaben zur Wohnung in der Rosenstraße 18 und zu allen Beteiligten aufgenommen. Das Notariat meldet sich bei Ihnen, sobald geklärt ist, welche Unterlagen noch benötigt werden und wann ein Termin möglich ist.“
4
Schritt 4
Die Sachbearbeitung erhält den Vorgang strukturiert
Strukturierte Übergabe
Anfrage Immobilienkaufvertrag
Vorgang prüfen
Vorgangsart
Kauf einer Eigentumswohnung
Objekt
Rosenstraße 18, Potsdam
Käufer
Miriam und Lukas Hahn
Verkäuferin
Eva Sommer
Vorhanden
Exposé und Verkäuferdaten
Vertragsentwurf
Noch nicht vorhanden
Nächster Schritt
Prüfung durch die Sachbearbeitung

Klingt passend?

So nimmt Paula auch Ihre Anrufe entgegen

Begrüßung, Rückfragen und Übergabe richten Sie in wenigen Minuten genau nach Ihren Abläufen ein – zugeschnitten auf Notare.

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„Ruf Paula sorgt auch bei hoher Personalauslastung für ständige Erreichbarkeit. Unser Team wird nicht mehr ständig aus der Arbeit gerissen.“

Nina Krause · Backoffice, e-motion e-Bike Ahrensburg

Entlastung

Die Vorteile für Notar und Sachbearbeitung

Weniger Störungen in Beurkundungen

Organisatorische Fragen und neue Vorgänge werden aufgenommen, ohne laufende Termine zu unterbrechen.

Vorgänge vollständig anlegen

Beteiligte, Kontaktdaten, Objekt- oder Firmendaten und Unterlagenstand kommen gemeinsam an.

Keine voreilige Zusage

Paula erteilt keine rechtliche Auskunft und bestätigt weder Entwürfe noch Beurkundungstermine.

In wenigen Schritten einsatzbereit

Sie legen für jede häufige Vorgangsart fest, welche Beteiligten- und Sachdaten aufgenommen und an welches Team übergeben werden.

Jetzt starten Demo buchen

1Vorgangsarten und organisatorische Informationen des Notariats hinterlegen
2Abfragen für Beteiligte, Objekte, Unternehmen und Unterlagen definieren
3Rufumleitung einstellen und typische Neu- und Bestandsvorgänge testen

Kundenstimmen

Im täglichen Betrieb bewährt

Erfahrungen von Unternehmen, die mit Paula zuverlässig erreichbar bleiben und ihre Teams im Alltag entlasten.

"Wir waren skeptisch, ob eine KI unsere Kunden gut betreuen kann. Nach 3 Monaten mit Paula sind wir überzeugt - die Kunden merken keinen Unterschied und wir haben deutlich mehr Terminbuchungen."

Sandra Heinrich

Inhaberin, Hausverwaltung aus Köln

"Ruf Paula sorgt in unseren drei Filialen auch bei hoher Personalauslastung für ständige Erreichbarkeit. Paula bearbeitet jeden Anruf zuverlässig und unser Team wird nicht mehr ständig aus der Arbeit gerissen. Für uns ist das eine echte Entlastung."

Nina Krause

Backoffice, e-motion e-Bike aus Ahrensburg

"Paula hat unseren Büroalltag komplett verändert. Keine verpassten Anrufe mehr, keine frustrierten Kunden. Und das Beste: Sie arbeitet auch am Wochenende und nach Feierabend."

Bernd Walter

Inhaber, SHK-Betrieb aus Münster

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FAQ

Häufige Fragen

Neue Vorgänge vollständig erfassen, ohne Beurkundungen zu unterbrechen

Sehen Sie in einer Demo, wie Paula neue Vorgänge und Rückfragen für Ihr Notariat strukturiert vorbereitet.