Welche Anrufe kann Paula für Hotels aufnehmen?

Paula kann Buchungsanfragen, Hinweise zu späten Anreisen und Gästewünsche aufnehmen. Sie fragt die für Hotels, Pensionen und Gästehäuser vereinbarten Angaben ab und übergibt dem Team eine vollständige Gesprächszusammenfassung.

Wie behandelt Paula dringende Anliegen wie eine verspätete Anreise am selben Abend?

Paula stellt die vorab festgelegten Rückfragen und kennzeichnet das Anliegen nach Ihren Regeln. Fachliche Entscheidungen trifft sie nicht; wenn vorgesehen, informiert oder verbindet sie die von Ihnen bestimmte Ansprechperson.

Kann Paula Termine oder Rückrufe verbindlich zusagen?

Nur wenn Sie dafür einen eindeutigen, technisch angebundenen Ablauf freigeben. Standardmäßig nimmt Paula Termin- und Rückrufwünsche auf, ohne eine Verfügbarkeit zu versprechen.

Ist Paula für Hotels auch außerhalb der Öffnungszeiten erreichbar?

Ja. Paula kann rund um die Uhr Anrufe annehmen, organisatorische Hinweise geben und Anliegen für den nächsten Arbeitstag oder den vereinbarten Bereitschaftsweg vorbereiten.

Können Hotels, Pensionen und Gästehäuser ihre bestehende Telefonnummer behalten?

Ja. Anrufende nutzen weiterhin die bekannte Rufnummer. Sie bestimmen, wann Anrufe zu Paula weitergeleitet werden und wann Ihr Team selbst übernimmt.

Wie werden Gesprächsdaten bei Hotels geschützt?

Ruf Paula wird nach strengsten deutschen Datenschutzanforderungen betrieben. Welche Angaben erfasst werden, richtet sich nach dem konkreten Anwendungsfall und den mit Ihnen festgelegten Abläufen.

Für Hotels

KI-Telefonassistent für Hotels

Als KI-Telefonassistent für Hotels nimmt Paula Buchungsanfragen, Hinweise zu späten Anreisen und Gästewünsche 24/7 an und bucht passende Termine direkt in Ihren Kalender.

KI jetzt anrufen Demo buchen

10.000+ Anrufe automatisiert bearbeitet

4.9/5 Bewertung

Paula als KI-Telefonassistentin für Hotels, Pensionen und Gästehäuser

Paula nimmt den Anruf an

Freundlich, strukturiert und nach Ihren Regeln

Vertraut von Presse & Betrieben

24 Stunden erreichbar

Auf Reservierung und Gästeservice abgestimmt

Gästeanliegen vollständig dokumentiert

Buchungen · Anreisen · Gästeservice

Wenn Gästeservice und Telefon gleichzeitig volle Aufmerksamkeit brauchen

An der Rezeption treffen Check-ins, Fragen vor Ort und Telefonanrufe gleichzeitig ein. Besonders am Abend erwarten Gäste trotzdem eine verlässliche Auskunft und eine saubere Aufnahme ihrer Buchungs- oder Anreisefrage.

Illustration einer Arbeitsunterbrechung an der Hotelrezeption durch einen Kundenanruf

Ständige Unterbrechungen

Unterbrechungen beim Check-in

Mitarbeitende wechseln mitten im persönlichen Gästekontakt ans Telefon und lassen entweder Anrufende oder anreisende Gäste warten.

Illustration zur telefonischen Erreichbarkeit für Hotels

Verlässlich erreichbar

Anfragen außerhalb der Rezeptionszeit

Späte Anreisen, Buchungswünsche und organisatorische Fragen erreichen nur die Mailbox, obwohl Gäste zeitnah Klarheit benötigen.

Illustration einer strukturierten Gesprächsübergabe für Hotels

Anliegen mit Kontext

Übergaben ohne Buchungsbezug

Ohne Reisedatum, Reservierungsnummer oder erwartete Ankunft lässt sich ein Anliegen kaum dem richtigen Aufenthalt zuordnen.

Illustration des Arbeitsalltags an der Hotelrezeption vor dem Einsatz von Paula

Vor Paula

Vorher

Hoteltelefonie ohne Paula

Die Rezeption unterbricht Check-ins und persönliche Gästegespräche
Späte Anreisen und Buchungsanfragen landen gemeinsam auf der Mailbox
Beim Rückruf fehlen Aufenthaltsdaten und Reservierungsbezug

Illustration von Paula als KI-Telefonassistentin für Hotels

Mit Paula

Hoteltelefonie mit Paula

Anrufe werden auch bei belegter oder geschlossener Rezeption angenommen
Paula ordnet Buchungen, Anreisen und Servicewünsche getrennt zu
Das Team erhält Aufenthaltsdaten und den nächsten Schritt auf einen Blick

Anwendungsfälle

Welche Anrufe der KI-Telefonassistent für Ihr Hotel übernimmt

Paula kann mehr als strukturierte Rückrufe vorbereiten: Sie beantwortet häufige organisatorische Fragen direkt und kann – wenn Sie es wünschen und Ihren Kalender anbinden – freie Termine prüfen und verbindlich buchen.

Häufige organisatorische Fragen direkt nach Ihren Vorgaben beantworten

Optional freie Termine im angebundenen Kalender prüfen und direkt buchen

Buchungsanfragen mit Reisezeitraum, Zimmerwunsch und Personenzahl erfassen

Späte Anreisen und Verspätungen bestehenden Reservierungen zuordnen

Umbuchungs- und Stornierungswünsche vollständig dokumentieren

Fragen zu Check-in, Check-out, Frühstück und Parkmöglichkeiten beantworten

Wünsche zu Babybett, Barrierefreiheit oder Haustieren aufnehmen

Gruppen- und Firmenanfragen für die zuständige Ansprechperson vorqualifizieren

Jetzt anpassen Demo buchen

Beispielanruf aus einem Hotel

So ordnet Paula eine verspätete Anreise der richtigen Buchung zu

Verfolgen Sie Schritt für Schritt, wie aus einem freien Gespräch eine klare Aufgabe für das Team wird.

Beispielanruf

Schritt 1 von 4

Live

Hotelgast

„Unser Zug hat Verspätung. Wir werden heute wahrscheinlich erst nach 23 Uhr im Hotel ankommen.“

Paula

„Danke für die Information. Ich ordne die spätere Anreise Ihrer Buchung zu. Auf welchen Namen wurde reserviert, und haben Sie eine Reservierungsnummer zur Hand?“

Schritt 1
Paula erkennt die zeitkritische Anreiseinformation
Paula ordnet den Anruf als „Verspätete Anreise“ ein und erfasst die ersten relevanten Angaben.
2
Schritt 2
Paula erfasst Buchung und erwartete Ankunft
Mit gezielten Rückfragen vervollständigt Paula die Angaben für die weitere Bearbeitung.
3
Schritt 3
Paula bestätigt die verspätete Anreise
Als Nächstes folgt: Hinweise zum späten Check-in klären.
4
Schritt 4
Die Rezeption erhält eine eindeutig zugeordnete Anreisenotiz
Das Team erhält „Verspätete Anreise“ mit allen Angaben und dem nächsten Schritt „Hinweise zum späten Check-in klären“.

1
Schritt 1
Paula erkennt die zeitkritische Anreiseinformation
Hotelgast
„Unser Zug hat Verspätung. Wir werden heute wahrscheinlich erst nach 23 Uhr im Hotel ankommen.“
Paula
„Danke für die Information. Ich ordne die spätere Anreise Ihrer Buchung zu. Auf welchen Namen wurde reserviert, und haben Sie eine Reservierungsnummer zur Hand?“
2
Schritt 2
Paula erfasst Buchung und erwartete Ankunft
Hotelgast
„Die Buchung läuft auf Lena Hoffmann, Nummer RH-48271. Wir sind zwei Personen und kommen voraussichtlich gegen 23:30 Uhr.“
Paula
„Ich habe Name, Reservierungsnummer, Personenzahl und die erwartete Ankunft aufgenommen. Unter welcher Mobilnummer sind Sie heute Abend erreichbar?“
3
Schritt 3
Paula bestätigt die verspätete Anreise
Hotelgast
„Unter 0151 93482610. Müssen wir für den späten Check-in noch etwas beachten?“
Paula
„Danke. Ich habe Ihre Ankunft gegen 23:30 Uhr zur Buchung RH-48271 ergänzt. Die Rezeption prüft, ob Sie für den späten Check-in noch etwas beachten müssen, und meldet sich unter Ihrer Mobilnummer.“
4
Schritt 4
Die Rezeption erhält eine eindeutig zugeordnete Anreisenotiz
Strukturierte Übergabe
Verspätete Anreise
Rezeption informiert
Gast
Lena Hoffmann
Reservierung
RH-48271
Anreise
Heute
Erwartete Uhrzeit
Ca. 23:30 Uhr
Personenzahl
2 Personen
Erreichbarkeit
Mobilnummer aufgenommen
Nächster Schritt
Hinweise zum späten Check-in klären

Klingt passend?

So nimmt Paula auch Ihre Anrufe entgegen

Begrüßung, Rückfragen und Übergabe richten Sie in wenigen Minuten genau nach Ihren Abläufen ein – zugeschnitten auf Hotels.

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„Ruf Paula sorgt auch bei hoher Personalauslastung für ständige Erreichbarkeit. Unser Team wird nicht mehr ständig aus der Arbeit gerissen.“

Nina Krause · Backoffice, e-motion e-Bike Ahrensburg

Entlastung

Die Vorteile für Rezeption und Reservierung

Ungestörter Empfang vor Ort

Ihre Mitarbeitenden konzentrieren sich auf anreisende Gäste, während Paula parallele Anrufe übernimmt.

Verlässlich erreichbar – auch spät

Buchungsfragen und Hinweise zur Anreise werden rund um die Uhr nach Ihren Hotelregeln aufgenommen.

Eindeutige Gästezuordnung

Name, Reisezeitraum, Reservierungsnummer und Anliegen stehen strukturiert für die weitere Bearbeitung bereit.

In wenigen Schritten einsatzbereit

Paula wird auf Ihre Rezeptionszeiten, Zimmer- und Serviceinformationen sowie die Regeln für späte Anreisen abgestimmt. Verbindliche Zusagen erfolgen nur nach den von Ihnen freigegebenen Abläufen.

Jetzt starten Demo buchen

1Rezeptionszeiten, Hausinformationen und Serviceangebote hinterlegen
2Abfragen für Buchungen, Anreisen und Gästewünsche konfigurieren
3Rufumleitung einstellen und typische Hotelanrufe testen

Kundenstimmen

Im täglichen Betrieb bewährt

Erfahrungen von Unternehmen, die mit Paula zuverlässig erreichbar bleiben und ihre Teams im Alltag entlasten.

"Wir waren skeptisch, ob eine KI unsere Kunden gut betreuen kann. Nach 3 Monaten mit Paula sind wir überzeugt - die Kunden merken keinen Unterschied und wir haben deutlich mehr Terminbuchungen."

Sandra Heinrich

Inhaberin, Hausverwaltung aus Köln

"Ruf Paula sorgt in unseren drei Filialen auch bei hoher Personalauslastung für ständige Erreichbarkeit. Paula bearbeitet jeden Anruf zuverlässig und unser Team wird nicht mehr ständig aus der Arbeit gerissen. Für uns ist das eine echte Entlastung."

Nina Krause

Backoffice, e-motion e-Bike aus Ahrensburg

"Paula hat unseren Büroalltag komplett verändert. Keine verpassten Anrufe mehr, keine frustrierten Kunden. Und das Beste: Sie arbeitet auch am Wochenende und nach Feierabend."

Bernd Walter

Inhaber, SHK-Betrieb aus Münster

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FAQ

Häufige Fragen

Persönlicher Empfang vor Ort. Verlässliche Erreichbarkeit am Telefon.

Sehen Sie in einer persönlichen Demo, wie Paula Buchungsfragen und Gästewünsche passend zu Ihrem Hotel entgegennimmt.